Vill ni spara tid med automation men vet inte var ni ska börja? Från offertmallar till fakturaunderlag – små flöden som var för sig känns obetydliga men tillsammans äter en arbetsdag i månaden. Här är fem vanliga exempel vi stöter på hos företag.
1. Offerter som skrivs från grunden varje gång
Om varje offert börjar som ett tomt dokument går mycket tid åt att skriva samma standardtext om och om igen. En mall som fylls i automatiskt utifrån kundens uppgifter sparar lätt en halvtimme per offert.
2. Bokningsbekräftelser som skickas manuellt
Att kopiera in datum, tid och kunduppgifter i ett mejl för hand är ett av de mest tidskrävande momenten vi ser. Det går att koppla ihop bokningssystemet så bekräftelsen skickas automatiskt, direkt när bokningen läggs.
3. Fakturaunderlag som samlas ihop i efterhand
Många samlar in underlag för fakturering i slutet av månaden – kvitton, tidrapporter, ordrar, allt utspritt på olika ställen. Ett flöde som samlar allt på ett ställe löpande gör månadsavstämningen till en femminuters-uppgift i stället för en halvdag.
4. Påminnelser som skickas för hand
Uppföljningsmejl, betalningspåminnelser, ”har ni glömt att svara”-meddelanden – allt sånt som skickas manuellt går nästan alltid att automatisera med rätt trigger.
5. Sammanställningar som görs i Excel varje vecka
Om någon i teamet manuellt kopierar siffror från olika system in i ett Excel-ark varje vecka, är det nästan alltid möjligt att låta systemen prata med varandra i stället och generera sammanställningen automatiskt.
Var börjar man?
Ingen av de här sakerna kräver en stor investering för att komma igång. Vårt Automation-erbjudande börjar alltid med en kostnadsfri genomgång av era flöden – vi räknar på vad tiden faktiskt kostar innan ni bestämmer er för något.
Känner ni igen något av det här? Hör av er så tittar vi på det tillsammans.